“Juhuuu, ein Konflikt!”

Falls Ihnen dieser Gedanke noch nicht allzu häufig über eine bevorstehende Verhandlung mit Geschäftspartnern oder Kunden gekommen ist, sollten Sie das schleunigst ändern. 

Denn: Jeder kann lernen, Verhandlungen systematisch und erfolgreich zu führen. 

Verhandlungen als Wissenschaft 

Verhandlungsstrategien wurden erstmals 1979 wissenschaftlich entwickelt. 

Auslöser dafür waren zwei kurz aufeinanderfolgende Katastrophen, die u.a. an mangelnder Verhandlungsführung scheiterten:

1971 erschoss der Geiselnehmer bei der Flugzeugentführung von Jacksonville erst alle Geiseln und dann sich selbst. Das FBI war in der Kommunikation mit dem Geiselnehmer nicht in der Lage, eine Lösung herbeizuführen.

Das “Massaker von München”, in dem israelische Anhänger einer Terrororganisation bei der Olympiade 1972 in München 12 palästinensische Geiseln entführten und töteten, verlief gleichermaßen verheerend.

Diese tragischen Ereignisse führten erstmals in der Geschichte dazu, dass Verhandlungen als solche unter einem psychologischen und wissenschaftlichen Gesichtspunkt untersucht und analysiert wurden.

Das Mi6 Negotiaid®-Modell

Um Ihnen sichtbar zu machen, welche Faktoren in einer Verhandlung vorhanden sind und was in welcher Verhandlungsphase passiert, habe ich das MI6 Negotiaid®-Modell für den wirtschaftlichen Kontext entwickelt. 

Jede Verhandlung lässt sich grundsätzlich in sechs Phasen einteilen. Alle Phasen spielen in Bezug auf Ihren Verhandlungserfolg eine enorm wichtige Rolle, weshalb wir jede dieser Phasen nutzen können, um unserem Ziel näher zu kommen. Allerdings schenken wir ihnen in unseren eigenen Verhandlungen oft nur sehr wenig oder sogar gar keine Beachtung. 

Dabei ist jede Phase vergleichbar mit einem Zahnrad in einem Uhrwerk – stockt es bei einer Phase, kann dies den gesamten Prozess lahmlegen. 

Zahnrad Nr. 1: “Die Vorbereitung”

Wie viel Zeit investieren Sie in der Regel in die Vorbereitung einer Verhandlung? 

Eine volle Stunde? Ein paar Minuten? Vielleicht sogar gar keine Zeit, weil sie bereits sehr viele Verhandlungen geführt haben und “wissen, wie der Hase läuft”? 

Tatsächlich kann die Vorbereitung den Ausgang Ihrer Verhandlung maßgeblich beeinflussen. Die meisten Menschen wissen nicht einmal, was alles zu einer angemessenen Vorbereitung einer Verhandlung gehört. 

Daher drehen sich die ersten drei Zahnräder des Mi6 Negotiaid®-Modells ausschließlich um die Vorbereitung selbst.

Wer ist mein Gegenüber? 

Zunächst einmal setzen wir uns mit der Frage auseinander, wer mein Verhandlungspartner eigentlich ist. Hier zählt nicht nur die Persönlichkeit (oder das, was wir zum Zeitpunkt der Vorbereitung über die Persönlichkeit wissen) eine Rolle, sondern auch oder vor allem das soziale Umfeld, eine politische Neigung oder Zugehörigkeit, der Familienstand, der Beruf sowie Informationen, die wir bereits aus Berichten, die wir über unser Gegenüber finden, oder aus bereits ausgetauschten Nachrichten oder Telefonaten entnehmen können.  

Mithilfe all dieser Informationen erstellen wir anschließend das “Political Poster” der Person. Dieses soll uns mehr Klarheit darüber verschaffen, wie unser Gegenüber auf verschiedene Themen im Gespräch reagieren könnte. Was sind mögliche “Pain”-Punkte des Gegenübers; was würde eine Verhandlungsniederlage für ihn bedeuten? (Sorgen, Ängste und Gegebenheiten, die für den Gesprächspartner ein “No go” bedeuten) und was sind die “Gain”-Punkte, also woran könnte mein Gesprächspartner interessiert sein und was bedeutet im Umkehrschluss einen Verhandlungserfolg für ihn? 

Bereits hier können wir nach Gemeinsamkeiten suchen, die uns und unseren Verhandlungspartner in irgendeiner Form einen. Denn auch das ist äußerst wichtig für einen positiven Ausgang einer Verhandlung: Gemeinsamkeiten schaffen Sympathie und nur, wenn wir uns sympathisch sind, können wir einander an den richtigen Stellen entgegenkommen. 

Die Verhandlungsmasse

Wenn wir mit jemandem verhandeln, dann wollen wir in der Regel etwas von ihm – klar, sonst würde man ja erst gar nicht miteinander verhandeln. 

Die Idee ist also schon mal da. Nun gilt es, hier einen Schritt weiter zu gehen und zu überlegen, was noch alles von der Gegenseite gefordert werden könnte. Das Ziel dabei ist, eine “Verhandlungsmasse” zu definieren, um bei der Verhandlung selbst mehr Spielraum zu haben und das maximal Mögliche zu erreichen. 

Dieser Teil der Verhandlungsvorbereitung kann sogar richtig Spaß machen, denn hier überlegen wir uns zuallererst einmal ganz wertungsfrei, was alles unsere Verhandlungsmasse bilden könnte. 

Bei einem Betriebsrat könnte das zum Beispiel so ablaufen: Sie möchten vom Arbeitgeber mehr Gehalt haben. Nahezu fatal wäre es jetzt, in die Verhandlung mit nur dieser einzigen Forderung zu gehen. Was könnte der Arbeitgeber noch für Sie tun, damit sich die Arbeitsbedingungen verbessern? Ergonomische Stühle? Mehr Urlaubstage? Ein Betriebsausflug? Eine betriebliche Altersvorsorge oder andere Sozialleistungen? Mehr Weiterbildungsmöglichkeiten? Boni? Und, und, und… 

Als Resultat wird das eigentliche Hauptziel (bessere Arbeitsbedingungen) mit mehreren Forderungen untermauert. 

Selbstverständlich rennen Sie jetzt nicht los und “überfallen” den Arbeitgeber mit all diesen Forderungen; zunächst einmal werden diese nach Priorität sortiert. 

Hier gibt es drei mögliche Prioritätsstufen: 

• Harte Forderungen 
• Weiche Forderungen 
• Schein-Forderungen 

Harte Forderungen

Bei jeder Verhandlung sollten Sie darauf achten, dass Sie nur eine Forderung zu ihrer “harten Forderung” ernennen; diese Forderung muss definitiv erreicht werden. Im Falle unseres Beispiels wäre das die Forderung nach mehr Gehalt. 

Weiche Forderungen

Weiche Forderungen sind Forderungen, bei denen sie durchaus kompromissbereiter sind. Zudem müssen nicht alle dieser Forderungen erfüllt werden. 

Scheinforderungen

Scheinforderungen können müssen aber nicht zwingend erreicht werden. Sie sind eher dazu da, das eigentliche Hauptziel zu “verschleiern”. In unserem Fall könnte das zum Beispiel der Betriebsausflug sein. 

Unsere Forderungen sind jetzt klar, aber was fordern wir im Detail? 

Das Minimal-, Mid- und Maximalziel und unsere Walk-Away-Position

Zudem müssen wir uns bei allen Forderungen überlegen, was und wie viel wir hier fordern. Wir fordern mehr Gehalt, aber fordern wir eine Gehaltserhöhung von 20 % oder 5 %? Es ist sinnvoll, sich vorher Gedanken darüber zu machen, was passiert, wenn unser Gegenüber sich auf unsere Forderungen einlässt. 

Damit einher geht, dass wir unsere eigene Schmerzgrenze kennen müssen. Das bedeutet: Was darf nicht unterschritten werden, ansonsten wäre für mich die Verhandlung an dieser Stelle gescheitert? 

Lässt sich der Arbeitgeber also nur auf eine Gehaltserhöhung von 4 % statt 5 % ein, würden Sie dabei nicht mitgehen. Das gibt eine enorme Sicherheit in der Verhandlung, denn Sie wissen, was und wie viel Sie genau wollen. Daher setzen wir uns nicht nur ein Minimalziel, sondern auch ein Mid-Ziel als auch ein Maximalziel; das Maximalziel ist wie der Name bereits sagt, das, was Sie maximal aus Ihrer Forderung herausholen könnten. Daher ist hier auch erlaubt, ein wenig zu “träumen” und ganz ehrlich und wertungsfrei zu überlegen, mit welchem Ausgang sie an dieser Stelle zu 100 % zufrieden wären. 

Zahnrad Nr. 2: Beziehungsaufbau/ Kontakt

Wir haben uns bestmöglich auf die Verhandlung vorbereitet, indem wir eine Analyse über unser Gegenüber aufgestellt und uns über unsere eigenen Ziele und Forderungen bewusst geworden sind: Bevor wir nun aber direkt mit dem Verhandeln beginnen, treten wir unserem Gegenüber erstmal entgegen und bauen eine Beziehung zu ihm auf. 

Das Ziel in dieser Phase ist, den Beginn der Verhandlung möglichst harmonisch zu gestalten und somit für eine gute Grundstimmung zu sorgen, denn: Menschen, die sich sympathisch sind, tun eher einen Schritt aufeinander zu als Menschen, bei denen Antipathie herrscht. 

Der Vertrauensvorschuss

Die meisten Menschen gehen mit Misstrauen gegenüber Ihres Gesprächspartners und mit der Grundhaltung “der Andere ist mein Feind” in Verhandlungen. Das ist fatal, denn das schafft einen meist völlig falschen Eindruck über das Gegenüber. 

Diese Position kann eine Verhandlung von Beginn an in eine negative Richtung lenken. 

Und das, wobei das eigentliche Thema noch nicht einmal angesprochen wurde. 

Fakt ist, dass die Person, mit der wir verhandeln, meistens etwas von uns braucht – so, wie wir auch von ihr. Gegenseitige Abhängigkeit bedeutet nicht unbedingt etwas schlechtes, sondern erst einmal eine riesige Chance, voneinander zu profitieren. 

Es muss nicht immer einen Verlierer und einen Gewinner geben. Im Gegenteil. Gibt es einen Verlierer, verlieren in der Regel oftmals alle; handeln Sie beispielsweise mit Ihrem Geschäftspartner einen enorm günstigen Deal aus, bei dem er selbst aber leer ausgeht oder schlussendlich seine eigenen Ziele nicht erreicht, so wird er Ihnen gegenüber beim nächsten Mal sicherlich auch nicht mehr zuvorkommend reagieren, sobald sich eine Chance auftut. 

Gemeinsamkeiten

Maßgebend für einen guten Beziehungsaufbau sind auch die bereits erwähnten Gemeinsamkeiten. Bei der Suche danach müssen Sie sich keinesfalls auf das Geschäftliche Beschränken. Vielleicht eint Sie und Ihr Gegenüber ein gleicher Kleidungsstil, die gleiche Herkunft oder auch der Lieblingsverein. 

Fazit

Wir sollten also eine Verhandlung grundsätzlich mit einem Vertrauensvorschuss für unser Gegenüber betreten. Denn auch das wird Ihr Verhandlungspartner merken und auch seine Grundhaltung ins Positive lenken.  

Zahnrad Nr. 3: Verständnisabgleich/ Motivanalyse 

Wir haben uns erfolgreich “beschnuppert” und mögen uns auch im besten Fall. Erst jetzt lenken wir den Fokus auf unsere Ziele und die des Gegenübers. 

Auch hier ist Vorsicht geboten: Einfach davon auszugehen, man wüsste, was unser Gegenüber von uns möchte, kann beim anderen so wirken, als würden wir ihn mit irgendetwas überrennen. Hier liegt eine Menge Potenzial, die gerade aufgebaute gute Stimmung wieder zu zerstören. 

Sinnvoller ist es hingegen, ruhig zuzuhören, welche Forderungen Ihr Gegenüber hat und Fragen zu stellen, um so viele Informationen wie möglich zu erhalten. Auch das ist enorm wichtig, um herauszufinden, an welchen Punkten Sie Ihr Gegenüber unterstützen und ihm entgegenkommen können. 

Holen Sie sich auch immer eine Bestätigung von dem ein, was Sie verstanden haben, um Missverständnisse auszuschließen. Manchmal sind Erklärungen nicht detailreich genug oder ihr Gegenüber hat einfach keine ausreichenden Informationen gegeben. Wir sind oft schnell dabei, anhand des Mangels an Informationen verschiedene Dinge zu schlussfolgern, die dann allerdings nicht dem entsprechen, was Ihr Gegenüber möchte. 

Selbstverständlich zeigen Sie Ihrem Gegenüber das selbe Vertrauen, das er Ihnen bei der Beantwortung Ihrer Fragen entgegenbringt, in dem auch Sie offen auf seine Fragen antworten oder ihm verständlich und detailliert erklären, warum sie etwas möchten. Informationen zurückzuhalten kann strategisch klug sein und bei höchst vertraulichen Themen zumindest zu frühen Zeitpunkten manchmal sogar unabdingbar, dennoch muss auch Ihr Gegenüber wissen, was Sie brauchen und wo er Ihnen entgegenkommen könnte. Gleichzeitig geben Sie mit der Offenlegung Ihrer Informationen und Ihrer Abhängigkeit zum Gegenüber den notwendigen Vertrauensvorschuss, den es braucht, um eine gesunde Geschäftsbeziehung und fruchtbare Verhandlungssituation zu schaffen. 

Zahnrad Nr. 4: Die Verhandlung selbst 

Wenn die vorherigen Punkte bis hierhin richtig vorbereitet wurden, kann Ihnen bei der eigentlichen Verhandlung so gut wie nichts mehr passieren; Sie haben die notwendige Sicherheit durch die Recherche über Ihren Verhandlungspartner und wissen genau, was Sie wollen und vor allem auch, was Sie nicht wollen. Sie haben durch den Beziehungsaufbau zum Gegenüber eine gute Voraussetzung für Ihren Verhandlungserfolg geschaffen. 

Hier einige weitere wertvolle Tipps für die Verhandlung selbst: 

Im Konjunktiv sprechen (“Könnten Sie sich vorstellen, dass…”, “Wenn wir das so machen würden, was wäre dann?”) 

Im Konjunktiv sprechen  

“Könnten Sie sich vorstellen, dass…”, “Wenn wir das so machen würden, was wäre dann?”

Die Verwendung des Konjunktivs ist unabdingbar für Ihren Verhandlungserfolg; Durch die Nutzung des Konjunktivs “drängen” Sie dem Gegenüber keine Entscheidung auf; Sie stellen mehr eine Hypothese auf und werfen somit Ihrem Gesprächspartner den metaphorischen “Ball” zu, darüber nachzudenken, wie sich diese Situation oder der gedachte Lösungsansatz für ihn anfühlt und ob er für Ihren Kunden oder Geschäftspartner überhaupt eine Lösung darstellt. 

Diese Herangehensweise ist weitaus eleganter als Dinge zu sagen wie “okay, dann haben wir das ja jetzt entschieden” oder “wir können es so machen, dass Sie Betrag X investieren und ich Ihnen folgende Leistung dafür anbiete…”. 

Durch eine solche Formulierung könnte sich Ihr Gegenüber, ohne dass Sie es überhaupt initiieren wollten, von Ihnen überrannt fühlen, was bei vielen eher Beleidigung oder Ablehnung auslöst. 

Eins nach dem anderen 

Dank Ihrer Zieldefinition haben Sie einige Forderungen gesammelt, die Sie an Ihren Geschäftspartner oder Kunden richten möchten. Achten Sie darauf, dass Sie nicht alle Forderungen auf einmal platzieren, denn das schafft Verwirrung und man beginnt, über alles gleichzeitig zu diskutieren. 

Platzieren Sie eine Forderung nach der anderen; erst, wenn Sie über eine Forderung gesprochen und verhandelt haben und zu einer Einigung gekommen sind, wenden Sie sich der nächsten Forderung zu. 

Die Waffe des Schweigens 

Nutzen Sie die Kraft des Schweigens! Nachdem Sie Ihre Forderung platziert haben, schweigen Sie. Lassen Sie ihre Forderung wirken und nutzen Sie die Stille zu Ihrem Vorteil: Ihr Gegenüber wird automatisch ins Nachdenken kommen und sich verpflichtet fühlen, zu antworten. Wenn Sie direkt weiterreden, nachdem Sie Ihre Forderung platziert haben, zerstören Sie diesen Effekt und die damit verbundene Chance. Ihr Gegenüber wird viel mehr Zeit haben, über Ihre Forderung nachzudenken und Sie entkräften Ihre Forderung gleichzeitig, indem Sie noch mehr Dinge sagen, auf die Ihr Gegenüber als Ausweichstrategie antworten könnte. 

Keine Angst vor einem Nein

Sollte Ihr Gegenüber Ihre Forderung ablehnen, dann bedeutet das nicht direkt, dass sich hierzu keine Lösung finden lässt. Denken Sie immer, dass jedes “Nein” Sie einem “Ja” näher bringt! Stellen Sie stattdessen Fragen, um genau zu verstehen, was Ihr Gegenüber dazu bewegt, Ihre Forderung abzulehnen. Gegebenenfalls können Sie so dagegen argumentieren oder zu einem anderen Kompromiss kommen. 

Zahnrad Nr. 5: Die Einigung oder ein “Ja” ist ohne das “Wie” nichts wert!

Herzlichen Glückwunsch! Sie sind mit Ihrem Gegenüber zu einer Einigung gelangt, mit der Sie beide zufrieden sind. 

An dieser Stelle sollte man das Gespräch aber keinesfalls einfach beenden, um später aufkommende Probleme zu vermeiden. 

Zunächst einmal sollten Sie sich auch bei einer Zusage nochmals vergewissern, dass Sie und Ihr Gegenüber die gleiche Sprache sprechen. Holen Sie sich ein klares Ja Ihres Gegenübers ein, um Missverständnisse zu vermeiden; vielleicht denken ja tatsächlich nur Sie, dass es zu einer Einigung gekommen sei. Ihr Kunde oder Geschäftspartner auf der anderen Seite war allerdings noch gar nicht so weit. Wiederholen Sie also, was besprochen und beschlossen wurde und sprechen Sie auch unbedingt über das “Wie”: Auf welchen Preis, welche Leistung und welchen Zeitraum zur Leistungserbringung haben Sie sich geeinigt? Wie läuft der Prozess genau ab und gibt es eventuell noch etwas, was Ihnen oder Ihrem Gegenüber noch nicht ganz klar ist oder am Abschluss des Vertrags hindert? 

Zahnrad Nr. 6: Die Sackgasse – der Beziehungswiederaufbau 

Sind Sie statt der Einigung mit Ihrem Gegenüber in einer “Verhandlungs-Sackgasse” gelandet, kann man Ihnen zwar (noch) nicht gratulieren, doch es gibt auch an diesem Punkt Wege, die Verhandlung nochmals neu zu starten und wieder aufzunehmen. 

Leider hat es an einer oder mehreren Stellen nicht funktioniert, eine Einigung herbeizuführen, bei der sich beide Parteien wohlfühlen. In diesem Fall ist es unbedingt ratsam, die Verhandlung erst einmal zu unterbrechen, aber Sie an diesem Punkt noch nicht komplett als gescheitert zu beurteilen. 

Wichtig ist hier, die Situation einmal wertfrei zu analysieren, um herauszufinden, wieso man sich gerade an diesem Punkt befindet. 

Bei einer Verhandlung, an der mehrere Personen beteiligt sind, ist es zudem ratsam, gegebenenfalls einzelne Personen auszutauschen und nochmal mit neuen Akteuren zu starten. Bei Wiederaufnahme setzt man dann nicht direkt wieder bei der Verhandlung als solche an, sondern startet erst einmal einen neuen Versuch, eine Beziehung zur anderen Partei aufzubauen, um nochmal oder neu zu verstehen, was die Pain- und Gain-Punkte des Gegenübers sind. Erst dann werden auch die folgenden Etappen des Modells Schritt für Schritt durchlaufen.